Privacy

Hoe gaan we om met uw gegevens?

Bij SWVAM gaan we zeer zorgvuldig om met persoonsgegevens. We houden ons aan de wettelijke bepalingen. Hieronder leggen we uit hoe we werken en vindt u de links naar uitgebreidere documenten.

Onze maatregelen

Veilig digitaal werken is een voorwaarde om zorgvuldig met de privacygegevens van u en uw kind om te gaan. In ons IBP-beleidsplan kunt u lezen hoe we omgaan met Informatiebeveiliging en Privacy en welke maatregelen we nemen om dit te blijven doen. Hiermee voldoen we aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan samenwerkingsverbanden stelt.

Verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van leerlingen die op onze scholen voor voortgezet onderwijs extra ondersteuning krijgen. Dit gebeurt alleen als scholen en/of ouders onze hulp voor deze leerlingen inroepen en alleen in het kader van onze hoofdtaken:

• als leerlingen overstappen naar een andere passende onderwijsplek of voorziening, bemiddelen en adviseren wij daarbij;
• wij zijn speciaal bevoegd om leerlingen toelaatbaar te verklaren voor praktijkonderwijs en voortgezet speciaal onderwijs;
• wij hebben de opdracht om zicht te houden op leerlingen die langere tijd niet of nauwelijks naar school gaan, wat soms leidt tot een sturende rol in het doorbreken van stagnaties.

Voor een uitgebreide beschrijving van de grondslag van onze gegevensverwerking en -opslag verwijzen we naar ons privacyreglement.

Vastleggen

Wat wij vastleggen heeft alleen betrekking op de onderwijsvoortgang van leerlingen en de factoren die daarbij bevorderend en belemmerend zijn. Wij moeten kunnen inschatten wat een leerling op school en ondersteunend aan school nodig heeft, om de middelbare schoolperiode op het haalbare niveau af te ronden.

Toestemming

Wij ontvangen de gegevens van school, ouders en eventuele andere betrokkenen. Voor een deel mag dat alleen met toestemming van de ouders en/of de leerling zelf. Voor leerlingen tot 12 jaar geven de ouders toestemming. Van 12 tot 16 jaar geven leerling en ouders beiden toestemming. Vanaf 16 jaar vragen wij alleen toestemming van de leerling. Er is toestemming nodig voor informatie over lichamelijke en de psychische gezondheid en de gezinsomstandigheden. Voor de onderwijskundige gegevens die met ons gedeeld worden, hoeft wettelijk gezien geen toestemming gegeven te worden.

Dossier

Zodra een leerling door een school, een instantie of door de ouders bij ons is aangemeld en er gegevens worden gedeeld, maken wij op de naam van de leerling een dossier aan. De ouders en/of de leerling worden hiervan op de hoogte gesteld door ons of door de aanmelder. Het overgrote deel van de dossiers wordt op veilige en verantwoorde wijze in de webapplicatie TOP dossier opgeslagen en beheerd. Voor leerlingen waarvan geen TOP dossier is gemaakt, bijvoorbeeld omdat er geen school is, bevindt zich een digitaal dossier op het netwerk van SWVAM, dat voldoet aan de gangbare beveiligingsnormen.

Bewaartermijnen

Wij bewaren leerlingdossiers niet langer dan strikt genomen noodzakelijk is. Daarbij houden we ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Het bijhouden van bewaartermijnen en het verwijderen van de dossiers wordt automatisch geregeld via TOP dossier. Voor de dossiers op ons netwerk monitoren wij handmatig de bewaartermijnen. Voor meer informatie verwijzen we naar de tijdelijke handreiking bewaartermijnen van de PO/VO Raad.

Rechten

Ouders en/of leerlingen hebben zeggenschap over de persoonsgegevens die wij vastleggen. Op grond van de rechten die in de AVG zijn vastgelegd, kunnen ouders en/of leerlingen inzage krijgen in het dossier dat wij hebben aangelegd. In het protocol inzageverzoeken leest u hoe dit werkt. Naar aanleiding van een inzage is het mogelijk om bij ons een verzoek in te dienen voor rectificatie, aanvulling of verwijdering van bepaalde gegevens. Zo’n verzoek nemen wij altijd in behandeling, waarna wij de aanvrager laten weten of het verzoek wordt opgevolgd. Wanneer u van één van deze rechten gebruikt wilt maken, neemt u dan contact op met de contactpersoon van het Regioloket.  

Uitwisselen

Volgens de AVG behoren wij persoonsgegevens veilig uit te wisselen. Daarom maken wij gebruik van beveiligde systemen. Voor communicatie over leerlingen is dat primair de encrypted mailfunctie van Microsoft Outlook. Als alternatief bieden wij ook de mogelijkheid om beveiligd te mailen met Zivver. Dit programma is toegankelijk via de homepage van onze website. Voor het aanleggen en beheren van dossiers gebruiken wij zoals genoemd de webapplicatie TOP dossier. Ook dit systeem is toegankelijk via onze website.

Contact

We doen er veel aan om zorgvuldig en betrouwbaar om te gaan met persoonsgegevens. Mocht dit toch vragen of verbetersuggesties oproepen, dan kunt u binnen SWVAM contact opnemen met de contactpersoon van het Regioloket, bij wie de taak van privacy officer is belegd.

Het is ook mogelijk om voor advies en meedenken contact op te nemen met onze functionaris gegevensbescherming. Deze houdt onafhankelijk toezicht op de wijze waarop wij met de bescherming van persoonsgegevens omgaan.

Incidentmelding

Wanneer u een beveiligingsincident signaleert, dient u dat kenbaar te maken bij onze privacy officer, de contactpersoon van het Regioloket. Deze onderzoekt het incident, zet maatregelen in gang en maakt er eventueel melding van bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer u de afhandeling van een incident niet afdoende vindt, kunt u zich ook richten tot de functionaris gegevensbescherming. Deze bekijkt met u en met ons wat er verder nog gedaan kan worden.